Privacy Verklaring Victorfonds

Inleiding
In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee wordt omgegaan. Zo wordt uitgelegd wie uw gegevens opslaat en met welk doel. Ook vindt u informatie over uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van die rechten.

In bepaalde situaties is het verplicht informatie over verwerking van persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer personen (voor het eerst) worden opgenomen in de administratie van de Stichting Victorfonds.

1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker
• Naam: Stichting Victorfonds
• Postadres: Bongerdstraat 2, 5931 NG Tegelen
E-mail info@victorfonds.nl
Het doel van de Stichting Victorfonds is als volgt:
Het bieden van rechtstreekse, kleinschalige en persoonsgerichte hulp aan personen die in moeilijke omstandigheden verkeren. Mensen die aankloppen bij het Victorfonds krijgen na een huisbezoek en een grondige check van de problemen zo nodig tijdelijk hulp in de vorm van voedsel- en of kledingbonnen. Alleen bij hoge uitzondering komen andersoortige vragen (en dan ook uitsluitend hulpvragen die de eerste levensbehoeften betreffen) in aanmerking voor hulpverlening.
Inschrijvingsnummer KvK 14100191

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door s=de Stichting Victorfonds?
• In de administratie staan diverse persoonsgegevens over onze cliënten en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In het navolgende worden deze cliënten ook aangeduid als “betrokkenen”.

3. Wat zijn de doeleinden van de Stichting Victorfonds voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?
• Een doelmatige administratieve organisatie van de Stichting Victorfonds te verzekeren;
• Per e-mail ontvangen verzoeken om hulp in behandeling te kunnen nemen en te kunnen beantwoorden;
• Controleren of een cliënt in het (recente) verleden een hulpaanvraag heeft ingediend c.q. hulp heeft ontvangen van de Stichting Victorfonds.

4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de Stichting Victorfonds?
• Het gerechtvaardigde belang van de Stichting Victorfonds bij:
a) het in stand houden van een doelmatige organisatie door het bijhouden van de cliëntenadministratie het onderhouden van contact met haar cliënten en
b) het uitoefenen van haar opdracht.
• De nakoming van een mondelinge toezegging aan de cliënt in verband met toegezegde hulp door de Stichting;
• De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door hulp aan te vragen of te aanvaarden van de Stichting Victorfonds)

5. Bewaartermijn
• De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik er van.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
• Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden. Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de Stichting Victorfonds is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld de penningmeester van het parochiebestuur).

7. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
• De beveiligde toegang tot het cliëntenadministratiesysteem is beperkt tot de leden van de commissie en het bestuur van de Stichting Victorfonds en de penningmeester van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de leden van de commissie en het bestuur van de Stichting Victorfonds en de penningmeester van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van voedselbonnen.) Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

8. Recht op inzage en correctie
• Iedere cliënt heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het coördinator van de commissie Stichting Victorfonds. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan de coördinator van de commissie Stichting Victorfonds.

9. Verwijderen van gegevens
• Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan de coördinator van de commissie Stichting Victorfonds. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De leden van de commissie Stichting Victorfonds behandelen uw verzoek.
• Indien u zich wilt uitschrijven als cliënt van de Stichting Victorfonds vragen wij u dit schriftelijk of per e-mail kenbaar te maken aan de coördinator van de commissie Stichting Victorfonds. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld. De leden van de commissie Stichting Victorfonds behandelen uw verzoek.

10. Klachtrecht
• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het bestuur van de Stichting Victorfonds, Bongerdstraat 2, 5931 NG Tegelen.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
• Indien het bestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens: Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG

Tegelen 24 mei 2018.